Văn phòng điện tử sẽ mang lại một hệ thống quản lý tập trung; Hội Nông dân tỉnh áp dụng văn phòng điện tử đến xuống các xã , phường, thị trấn thì tất cả mọi người được cấp tài khoản, sẽ dùng trong cùng một đơn vị tham gia có thể xử lý, tham khảo các văn bản của từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể nhanh chóng mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức so với phương thức quản lý thông tin văn bản truyền thống trước đây. Với việc sử dụng văn phòng điện tử lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi, lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, cụ thể, minh bạch. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các cán bộ, người lao động trong hệ thống hội có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến công việc. Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.
Không chỉ nâng cao năng suất làm việc, văn phòng điên tử còn tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đại trong thời kỳ giao thoa với nền công nghệ 4.0 vì nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thằng nào.
Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí là một trong những mặt lợi ích cụ thể và tích cực mà Văn phòng điện tử mang lại; với việc tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là đã có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát. Chính vì vậy, văn phòng điện tử sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, đặc biệt là các cấp quản lý có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực để có nhiều thời gian làm việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, văn phòng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…). Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các cấp trong hệ thống hội phải chi trả.
Với việc thử nghiệm và đưa vào dùng thử hệ thống văn phòng điện tử ở Hội Nông dân tỉnh đạt được nhiều kết quả tích cực và các lợi ích đem lại là rất lớn; trước những bước đầu đạt được đó, Ban thường vụ Hội Nông dân tỉnh đã phối hợp với công ty viễn thông VNPT Kiên Giang triển khai tới 15 huyện thị thành và 141 xã, phường, thị trấn trong hệ thống Hội. Thông qua buổi tập huấn Văn phòng điện tử cụm đầu tiên tổ chức tại Huyện Kiên Lương đat được sự đồng thuận cao và hưởng ứng của gần 40 học viên là lãnh đạo, cán bộ ở xã, phường, thị trấn. Dự kiến 2 lớp tập huấn tiếp theo sẽ tổ chức trong tháng 10/2018 để đem hệ thống văn phòng điện tử gần hơn và nâng cao hiệu quả, xử lý công việc trong hệ thống Hội.
Ảnh: Quang cảnh buổi tập huấn Văn phòng điện tử tại Kiên Lương
